En stor medarbejderindsats har sammen med en række initiativer gjort sagsbehandlingstiden kortere for dem, der skal have behandlet en byggesag. Flere indsatser er på vej. Det glæder flere aktører i byen.
Bunken med ubehandlede og ufordelte byggesager findes ikke længere.
I mange år har det ellers været en udfordring, at sagsbehandlingstiden var lang, når man skulle have behandlet en byggesag. Det har udfordret tålmodigheden hos både virksomheder og private.
En stor indsats fra byggesagsafdelingens medarbejdere har over de seneste 12 måneder fået sagsbunken til at skrumpe. Den store indsats betyder nu, at byggesager bliver fordelt til sagsbehandleren i det øjeblik, de lander i indbakken.
– Det er rigtig godt gået, at vi har fået sagsbehandlingstiden bragt ned, og at der nu bliver koblet en sagsbehandler på med det samme. I Fredericia Kommune vil vi gerne kunne levere en god service til både virksomheder og private. Vi har et driftigt erhvervsliv, og det er nødvendigt, at der ikke er urimelig sagsbehandlingstid, når de sætter projekter i gang. Vi er ikke nødvendigvis helt i mål med alle tiltag endnu, men afdelingens hårde arbejde har allerede haft rigtig god effekt. Stor ros for det, siger Christian Bro, formand for Teknisk Udvalg.
På trods af stigende renter og nedgang i byggeriet har Fredericia Kommune ikke oplevet et fald i antallet af byggeansøgninger. Både i 2022 og 2023 var antallet af nye ansøgninger på lidt over 600 stk. årligt.
Dygtige medarbejdere, it-løsninger og bedre ansøgninger
Indsatserne i byggesagsafdelingen er allerede mange, og der er flere på vej. Nogle har hidtil handlet om at forbedre organiseringen, arbejdsgange og processer, mens andre drejer sig om tekniske løsninger. Fra 2024 er der også prioriteret flere ressourcer til området, så man har kunnet ansætte en ekstra sagsbehandler.
– Når vi har nedbragt sagsbehandlingstiden hidtil, så er det først og fremmest medarbejdernes fortjeneste. De har knoklet, og vi har justeret nogle arbejdsgange. Det har haft god effekt. Oven i det er vi i færd med at anskaffe flere tekniske løsninger. Det gælder blandt andet en ny digital platform, som man kan bruge, hvis man skal ansøge om midlertidige arrangementer. Det er en løsning, Vejle Kommune har haft gode erfaringer med. Vi har også sat gang i indkøb af et nyt byggesagssystem, der kan reducere sagsbehandlingen, og så har vi indkøbt nye computere, der simpelthen har mere styrke, og derfor arbejder hurtigere. Mange bække små. Vi arbejder med at fjerne de flaskehalse, der findes, og vi forventer, at vi kan få sagsbehandlingstiden endnu længere ned, siger Jes Bøgelund, afdelingsleder i Byg og BBR.
På længere sigt vil byggesagsafdelingen også arbejde med at inddrage digitale robotter i arbejdet. Sammen med en opdatering af information på hjemmesiden, skal de være med til at afhjælpe en af de største kilder til lang sagsbehandling.
– Den væsentligste grund til, at man kan opleve lang sagsbehandlingstid, er, at vi ikke altid har fuldt oplyste sager. Det materiale, vi modtager, er simpelthen for ringe og mangelfuldt. Det skal bringes i orden, og det koster mange ressourcer og meget tid. Det kræver en fælles indsats at sikre, at vi i højere grad modtager den korrekte information i forbindelse med ansøgningerne, og det er noget af det, vi skal kigge på, siger Jes Bøgelund.
Positivt for byens håndværkere
Når ventetiden på byggesagsbehandling falder, er det godt nyt for både private og håndværkere.
– Det er meget positivt, at det er lykkedes at få sagsbehandlingstiden ned, og at der er udsigt til, at den kommer endnu længere ned. Jeg er rigtig glad for, at man politisk har sat flere penge af til området, så der er flere til at behandle sagerne. I håndværkerforeningen deltager vi også aktivt i at udvikle brugen af digitale løsninger indenfor byggeansøgninger. Når håndværkere skal have behandlet en byggesag, så kan det være en hæmsko i deres projekter, hvis der er lang sagsbehandlingstid. Der er ofte meget planlægning, der skal gå op, så det er en kæmpe fordel, at man har arbejdet så intensivt med det, og har bragt sagsbehandlingstiden godt ned, siger Jesper Bjerrisgaard, formand for Fredericia Håndværkerforening.
– Vi har tidligere haft store bunker, der har ligget og ventet på at blive behandlet, og lige nu er de væk, så snart der kommer nye sager ind, tager vi fat på dem. Det gør, at sagsbehandlingstiden, som tidligere nogle gange varede mere end en måned før man kom i gang med en sag, nu er så kort, at vi tager sagerne ind med det samme, fortæller Fredericia Kommunes direktør for vækst, teknik og klima, René Olesen til AVISEN.
– Vi har arbejdet med at organisere vores arbejde anderledes. Vi har delt vores medarbejdere op i teams, så de bliver mere specifikke med nogle af sagerne, og så har vi generelt haft fokus på, hvordan vi afvikler sagerne hurtigere. Vi har gjort det nemmere at ansøge om det via vores digitale indgang, hvilket gør ansøgningsprocessen hurtigere og dermed også sagsbehandlingstiden kortere, tilføjer han.
Sagsbehandlingstiderne skal fortsat forbedres
– Vi har forbedret vejledningerne på vores hjemmeside, og vi arbejder altid på at have en god dialog med borgerne. De er altid velkomne til at tage en forhåndsdialog med os og tale igennem, hvad det er, de skal søge. Vi skal blive mere digitale de steder, hvor det er muligt. Fra måned til måned vil man forhåbentligt kunne se sagsbehandlingstiden falde her i løbet af 2024, fortæller René Olesen og fortsætter:
– Vores første mål er, at vi skal overholde serviceniveauet, der er sat fra staten, og det har vi været udfordret på. Det er det første mål, men vi vil gerne mere end det. Når vi er i mål med at ramme serviceniveauet, der er kravet, skal vi arbejde på at få sagsbehandlingstiden så kort som muligt.
Hos erhvervsdirektør Kristian Bendix Drejer fra Business Fredericia er der også positive ord om, at det ser ud til at gå den rigtige vej.
– Det faktuelle er, at det er meget positivt. Vi har i Business Fredericia et godt samarbejde med teknik og miljø i Fredericia Kommune. Vi er på rette vej, men vi er ikke i mål endnu. Jeg er ikke sikker på, at vi rammer serviceniveauet i 2024, men vi er på en positiv rejse. Det giver os mere smidighed, at det går hurtigere, og det betyder også i sidste ende, at der er penge at spare. Det giver også en økonomisk gevinst for virksomhederne, da de så kan komme hurtigere i gang. Det er et godt brand for en by, når sagsbehandlingstiden ikke er lang. Det betyder noget for virksomhederne, slutter han.
